Archivé — Rapport d'étape 2008 sur l'Initiative d'allégement du fardeau de la paperasserie

Progrès réalisés

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1. Leadership, coordination et collaboration

Initiatives provinciales de réduction des formalités administratives
(en date de novembre 2007)

Plusieurs provinces mènent actuellement des initiatives de réduction des formalités administratives :
  • Terre-Neuve-et-Labrador s'est fixé comme objectif de réduire de 25 % ses formalités réglementaires et administratives d'ici la fin de 2008.
  • La Nouvelle-Écosse réduira de 20 %, d'ici 2010, le temps que doivent consacrer les entreprises à satisfaire les exigences administratives gouvernementales.
  • Le Québec met fin à un deuxième moratoire pluriannuel sur l'augmentation nette des nouvelles exigences réglementaires. Le gouvernement a également pris l'engagement de réduire de 20 %, d'ici la fin de 2010, le coût des formalités administratives pour les entreprises; ce nouvel objectif a été établi après la réduction de 20 % réalisée entre 2001 et 2004.
  • En 2007, l'Ontario a terminé la première phase d'une initiative triennale visant à réduire le fardeau de la paperasserie pour les petites entreprises. Cette étape a permis d'éliminer 24 % des formulaires d'affaires désuets auprès de sept ministères clés et d'augmenter le nombre de formulaires électroniques dans le répertoire central des formulaires du gouvernement de l'Ontario. La deuxième phase est en cours et vise huit autres ministères; les ministères restants seront visés dans la troisième phase, qui débutera en avril 2008. De plus, l'Ontario met en oeuvre de nouvelles lignes directrices pour contrôler la création de nouveaux formulaires gouvernementaux destinés aux entreprises.
  • La nouvelle Initiative d'amélioration du service et de la réglementation de la Saskatchewan met l'accent sur des projets qui permettent aux entreprises de faire affaire et d'interagir plus facilement avec le gouvernement provincial.
  • La Colombie-Britannique s'était initialement fixé comme cible de réduire du tiers les exigences en matière de réglementation contenues dans les lois, les règlements et les politiques d'administration et de conformité, dans un délai de trois ans. Après avoir surpassé sa cible de réduction en diminuant de 37 % les exigences en matière de réglementation entre 2001 et 2004, la province a établi une nouvelle cible pluriannuelle : aucune augmentation nette dans les exigences de réglementation entre 2004 et 2008. Cela signifie que pour chaque exigence ajoutée, on doit en éliminer une parmi les exigences déjà en place. Cette cible a récemment été prolongée jusqu'en 2012.

En 2006, le CCAFP a demandé au gouvernement fédéral de prendre un engagement à long terme en faveur de la réduction de la paperasserie, de désigner des porte-parole qui feraient la promotion de cet engagement auprès des ministères et organismes de réglementation et d'intensifier la collaboration et la coordination à l'échelle de l'administration fédérale et avec les autres ordres de gouvernement pour déterminer les exigences en matière de présentation d'information liées à la réglementation et le mode de collecte de cette information.

De l'avis du Comité, le gouvernement a répondu de façon décisive à ces recommandations, comme en témoigne surtout la création d'un nouveau poste au sein d'Industrie Canada, soit celui de secrétaire d'État (Petite Entreprise et Tourisme). En nommant l'honorable Gerry Ritz à ce poste en janvier 2007, puis l'honorable Diane Ablonczy en août de la même année, le gouvernement a cherché à offrir le leadership nécessaire pour favoriser une action concertée dans l'ensemble du gouvernement fédéral et mobiliser les intervenants. Le Comité s'est réuni à deux reprises avec M. Ritz et Mme Ablonczy, et a apprécié l'engagement qu'ils ont montré pour faire avancer cette priorité auprès de leurs collègues du Cabinet.

En outre, le Comité a été encouragé par la désignation de porte-parole ministériels pour la réduction du fardeau de la paperasserie. Certains d'entre eux sont membres du CCAFP, alors que d'autres ont participé au processus d'établissement d'un répertoire fédéral des formalités administratives, que l'on présentera en détail dans la section suivante du présent rapport. Ce progrès favorise le virage nécessaire dans la culture bureaucratique pour permettre une transformation positive et de longue durée des interactions entre le gouvernement et les entreprises.

Dans une fédération comme le Canada, la collaboration entre les gouvernements fédéral, provinciaux et territoriaux est essentielle pour atteindre des objectifs communs. À cet égard, le Comité a bénéficié de la présence de deux représentants provinciaux parmi ses membres et a profité des renseignements et des conseils reçus sur les approches adoptées dans leurs provinces et dans d'autres. Il est évident que la réduction du fardeau de la paperasserie est une priorité commune dans l'ensemble du Canada; certaines provinces pavent déjà la voie avec des approches innovatrices dont le gouvernement fédéral s'est inspiré dans le cadre de ses efforts. Ces travaux de collaboration qui se font en coulisses méritent d'être reconnus.

Le récent protocole d'entente signé le 6 octobre 2006 par le gouvernement du Canada et la province de l'Ontario constitue un excellent exemple de la valeur de la collaboration entre les différents ordres de gouvernement. En vertu de cette entente, l'Agence du revenu du Canada administrera une bonne part des impôts des sociétés de l'Ontario. Ainsi, les sociétés en Ontario auront un seul formulaire à remplir, une seule série de règles, une seule vérification, un seul processus d'appel et un seul point de contact. On s'attend à ce que des centaines de milliers de sociétés partout en Ontario profitent de l'Administration de l'impôt sur le revenu des sociétés pour l'Ontario, particulièrement au chapitre des coûts d'administration. Les premiers versements d'acomptes provisionnels uniques de l'impôt des sociétés fédéral et provincial à l'Agence du revenu du Canada viseront les années d'imposition se terminant après le 31 décembre 2008. Les sociétés commenceront à faire des versements intégrés à l'Agence du revenu du Canada dès février 2008.

Par ailleurs, le Comité est totalement en faveur de l'initiative PerLE (Permis et licences électroniques d'entreprises), qui rassemble les gouvernements fédéral, provinciaux et territoriaux ainsi que les administrations municipales en vue de rationaliser et d'harmoniser les exigences en matière de permis et de licences. Nous avons pris note du financement prévu dans le budget de 2006 pour accélérer l'expansion de PerLE et son introduction subséquente dans les municipalités des provinces avec qui le gouvernement fédéral a conclu un accord. Le comité appuie les efforts continus pour appliquer le modèle PerLE dans d'autres domaines afin de combler les lacunes de connaissances des propriétaires de petites entreprises en ce qui concerne leurs interactions avec les gouvernements.

2. Évaluation et production de rapports

Le gouvernement a pris des mesures décisives pour donner suite à nos recommandations clés, notamment celle d'utiliser des outils de mesure pour évaluer l'incidence des formalités administratives sur les petites entreprises et suivre les progrès accomplis dans l'allégement de ce fardeau. Comme le CCAFP l'avait souligné dans son premier rapport, il faut pouvoir mesurer les éléments pour ensuite y répondre.

Enquête sur le coût de la mise en conformité à la réglementation

L'ampleur du fardeau : l'Enquête sur le coût de la mise en conformité à la réglementation de Statistique Canada

Les résultats de l'Enquête révèlent que pour 12 obligations en matière d'information, les entreprises du secteur privé canadien avaient préparé plus de 17 millions de documents soumis et de demandes de remboursement sur une période de 12 mois (2004-2005). En moyenne, le nombre de documents soumis et de demandes de remboursement par entreprise était de 28. Toutefois, ce chiffre varie fortement selon le nombre d'employés.

Pendant la rédaction de son premier rapport, le Comité avait également contribué à l'élaboration de l'Enquête sur le coût de la mise en conformité à la réglementation de Statistique Canada. Depuis, Statistique Canada a terminé l'Enquête. Le CCAFP, en étroite collaboration avec Industrie Canada, a confirmé l'analyse des résultats.

L'Enquête vient valider les constatations antérieures sur les formalités administratives et justifie le besoin de changements systématiques par les ministères et organismes gouvernementaux pour réduire le fardeau réglementaire. En particulier, l'Enquête révèle que les formalités administratives posent toujours un problème aux entreprises, malgré les efforts déjà déployés par le gouvernement pour simplifier et rationaliser ses interactions avec les entreprises (les principaux efforts sont décrits dans le premier rapport du CCAFP, à la section « Progrès à mettre à profit »).

Le tableau 1 indique le nombre total de documents soumis et de demandes de remboursement pour chaque obligation. Toutefois, ce chiffre ne représente qu'une partie du total des documents soumis et demandes de remboursement préparées par toutes les entreprises au Canada pour l'ensemble des obligations en matière d'information, étant donné que l'Enquête ne couvrait que 12 obligations choisies et un groupe cible d'entreprises.

Tableau 1 : Nombre de documents soumis et de demandes de remboursement, et fréquence ou dates d'échéance selon l'obligation visée

Obligations Nombre total de documents et de demandes pour la population visée par l'Enquête Fréquence ou date d'échéance pour l'envoi des documents ou des demandes à l'administration
Source : Statistique Canada, Enquête sur le coût de la mise en conformité à la réglementation — Questionnaire d'enquête principal, 2005; et dates d'échéance établies d'après les sites Web des différentes administrations publiques.
Obligations concernant les employés 8 931 722
Remise des retenues à la source 5 259 836 Mensuelle, trimestrielle ou autre (d'après le montant moyen des retenues mensuelles)
Relevé d'emploi 2 268 412 Dans les cinq jours civils suivant la cessation d'emploi
Commission de la santé et de la sécurité – Remises 1 141 344 Trimestrielle ou mensuelle (en fonction de la rémunération annuelle assurable)
Commission de la santé et de la sécurité – Demandes 262 130 Sans objet
Obligations concernant la fiscalité 6 618 680
Taxes de vente fédérale et provinciales 3 838 854 Mensuelle, trimestrielle ou annuelle (en fonction des fournitures taxables)
Acomptes provisionnels des entreprises 1 762 878 Dernier jour de chaque mois complet de l'exercice de l'entreprise
Sommaire personnalisé T4 389 149 Annuelle (dernier jour de février de chaque année)
Déclarations de revenu T1/T2 627 799 30 avril (T1); 15 juin (T1, travailleur indépendant); dans les 6 mois suivant la fin de l'exercice de l'entreprise (T2)
Autres obligations 1 920 639
Enquêtes obligatoires de Statistique Canada 698 821 Varie en fonction de la fréquence de l'enquête (p. ex., enquêtes mensuelles à remettre à la fin de chaque mois)
Licences et permis d'exploitation provinciaux 429 802 Variable
Enregistrement d'une société 428 579 Annuelle – constitution en personne morale
Au démarrage – enregistrement
Licences et permis d'exploitation municipaux 363 437 Variable
Toutes les obligations visées par l'Enquête 17 471 041

Autres constatations principales découlant de l'Enquête

  • Seulement 3 % des entreprises estiment que le coût de la conformité a diminué au cours des trois dernières années. Les entreprises comptant un effectif important sont plus enclines à penser que ce coût s'est accru.
  • La majorité des entreprises ayant indiqué que le coût avait augmenté attribuent cette hausse à une « réglementation plus complexe ».
  • Selon 64 % des entreprises ayant répondu à l'Enquête, il faut attribuer aux exigences en matière d'information mentionnées par l'Enquête la plus grande partie du temps et des fonds consacrés à la paperasserie gouvernementale. Parmi les exigences les plus lourdes pour les entreprises figurent celles qui découlent de certains règlements sur la fiscalité et l'emploi (administrés par l'Agence du revenu du Canada et Ressources humaines et Développement social Canada), ainsi que les enquêtes obligatoires de Statistique Canada.
  • Les entreprises préparent chaque année plus de 17 millions de documents et de demandes adressés au gouvernement afin de répondre aux exigences en matière d'information visées par l'Enquête. Le nombre moyen de documents et de demandes préparés par une entreprise varie entre 7 et 164, selon la taille de l'effectif.
  • Le personnel interne consacre plus de 30 millions d'heures par année pour se conformer à une partie ou à la totalité de ces 12 obligations en matière d'information (selon un échantillon qui représente 540 399 entreprises, c'est-à-dire un peu moins de 25 % des entreprises canadiennes).
  • Les entreprises ayant moins de 20 employés sont disproportionnellement touchées par la mise en conformité — une petite entreprise comptant entre 1 et 4 employés engage au moins sept fois plus de coûts par employé que des entreprises plus grandes (c.-à-d., de 20 à 99 employés).
  • Les obligations en matière d'information les plus onéreuses parmi celles couvertes par l'Enquête sont les formulaires T1/T2 (déclaration de revenus des particuliers/sociétés), l'administration de la paye/des remises et la TPS/TVP.
  • La plupart des entreprises utilisent un fournisseur de service externe pour préparer leur déclaration de revenus T1/T2, ce qui dénote en partie la complexité à se conformer à cette obligation.

Le tableau 2 montre que la plupart des documents soumis et des demandes de remboursement sont préparés par des entreprises qui comptent entre 1 et 19 employés. Ces résultats aident à comprendre l'ampleur du fardeau de la paperasserie pour les petites entreprises.

Tableau 2 : Nombre de documents et de demandes en fonction de la taille de l'effectif (pour les exigences en matière d'information visées par l'Enquête)

Taille de l'effectif (nombre d'employés) Nombre de documents et de demandes préparés sur une période de 12 mois par les entreprises ciblées Nombre moyen par entreprise
Source : Statistique Canada, Enquête sur le coût de la mise en conformité à la réglementation — Questionnaire d'enquête principal, 2005.
Aucun employé 1 542 810 7
De 1 à 4 5 292 341 27
De 5 à 19 5 542 847 41
De 20 à 99 3 741 143 77
De 100 à 499 1 351 900 164
Toutes les entreprises 17 471 041 28

Dans l'ensemble, l'Enquête offre une série de paramètres robustes et crédibles pour comparer et suivre les progrès dans la réduction du fardeau de la paperasserie. On envisage de répéter l'Enquête en 2008 et tous les trois ans par la suite, afin de pouvoir déterminer de façon continue si les mesures prises pour réduire le fardeau de la paperasserie fonctionnent bel et bien. L'Enquête était limitée à cinq secteurs industriels et aux douze obligations en matière d'information qui avaient été confirmées par les répondants comme étant les plus lourdes. Quant aux obligations qui ne sont pas visées par l'Enquête, il n'y aura aucune donnée sur l'incidence des mesures futures de réduction destinées à celles-ci. Il est donc conseillé que le gouvernement envisage d'apporter des améliorations possibles à l'Enquête ou d'établir des outils de mesure supplémentaires pour évaluer les incidences et faire le suivi des progrès.

Répertoire fédéral des formalités administratives

Dans son rapport de 2005, le Comité a mentionné le besoin d'utiliser des outils de mesure supplémentaires pour quantifier, dans la mesure du possible, le fardeau de la paperasserie imposé actuellement aux entreprises et pour établir un point de repère destiné à suivre les progrès au fil du temps. Le Comité a également demandé au gouvernement de se fixer, comme cible globale, une réduction de 20 % du fardeau de la paperasserie dans un délai déterminé. Il a également conseillé que chaque ministère et organisme de réglementation travaille à l'établissement de ses propres cibles afin de contribuer à la réduction globale de 20 % des formalités administratives, sans pour autant préciser ce que ces cibles devraient être.

En mars 2007, dans le cadre du budget fédéral, le gouvernement s'est engagé à suivre une approche basée sur la stratégie de réduction du fardeau adoptée par la Colombie-Britannique, comme l'avait suggéré le CCAFP dans son premier rapport. Plus particulièrement, le gouvernement a indiqué qu'il allégerait de 20 % le fardeau de la paperasserie, comme suit :

  • obliger les ministères et organismes fédéraux chargés de la réglementation à dresser, d'ici septembre 2007, un inventaire des exigences administratives et des obligations en matière d'information imposées aux entreprises;
  • alléger de 20 % le fardeau de ces exigences et obligations d'ici novembre 2008.

L'inventaire de référence, qui a été complété à temps et annoncé par l'honorable Vic Toews, président du Conseil du Trésor, et l'honorable Diane Ablonczy, secrétaire d'État (Petite Entreprise et Tourisme), le 5 octobre 2007, montre qu'il y a plus de 400 000 exigences et obligations relatives aux entreprises dans les lois, les règlements, les politiques et les formulaires qui relèvent de 13 ministères clés. La plupart de ces exigences découlent de politiques et de formulaires gouvernementaux :

Une réduction de 20 % se traduit par l'élimination d'environ 80 000 exigences et obligations par les 13 ministères et organismes (voir le tableau 3 pour une répartition par ministère et organisme).

Tableau 3 : Part de l'inventaire de référence (%) par ministère ou organisme

Ministère ou organisme Part de l'inventaire de référence (%)
Portefeuille de l'Agriculture et de l'agroalimentaire 11
Agence canadienne d'inspection des aliments 18
Agence des services frontaliers du Canada 2
Environnement Canada 2
Ministère des Finances Canada 6
Agence du revenu du Canada 10
Pêches et Océans Canada 1
Santé Canada 20
Ressources humaines et Développement social CanadaNote 1 <1
Industrie Canada 14
Statistique Canada 3
Ressources naturelles Canada 1
Transports Canada 11
Total 100

Le Comité est conscient du fait que l'inventaire total ne correspond pas au nombre d'exigences et d'obligations fédérales qu'une entreprise quelconque doit observer. De plus, l'inventaire ne fait aucune distinction entre les simples demandes de renseignements et les exigences de conformité plus complexes. Par exemple, l'Enquête sur le coût de la mise en conformité à la réglementation de Statistique Canada indique que les obligations relatives aux impôts sont parmi les plus lourdes pour les entreprises; pourtant, la part de l'Agence du revenu du Canada dans l'inventaire de référence ne se chiffre qu'à 10 %. Comme l'inventaire comprend toutes les obligations imaginables dans les lois, les règlements, les politiques et les formulaires examinés, il constitue plus qu'une simple mesure du fardeau de la paperasserie imposé aux entreprises. Néanmoins, le Comité estime que l'inventaire offre un point de repère transparent et objectif pour atteindre la cible de réduction et promouvoir le changement nécessaire.

Le délai pour atteindre la cible de réduction de 20 %, c'est-à-dire novembre 2008, est ambitieux, mais cela permettra de s'assurer que les ministères et organismes se concentrent sur des mesures dynamiques. Le Comité constate toutefois que les autres ordres de gouvernement ont également établi des délais à plus long terme. Dans ces circonstances, on peut s'attendre à ce que les ministères et organismes s'efforcent d'abord de changer les politiques et les formulaires qui relèvent de leur compétence et planifient ensuite des modifications législatives ou réglementaires qui nécessitent un examen et une approbation du Parlement ou du Cabinet, au besoin. Le Comité juge que pour atteindre la cible de réduction de 20 %, les ministères et organismes devront avoir des stratégies bien définies et un appui solide des représentants élus.

Au moment d'élaborer des stratégies pour contribuer à la cible de réduction de 20 %, il sera important pour les ministères et organismes de collaborer avec le milieu d'affaires et de concentrer leurs efforts sur des réductions qui donneront lieu à des réductions concrètes du fardeau pour les entreprises. Industrie Canada devrait continuer à assurer la coordination globale et l'intégration intergouvernementale, et des rapports devraient être fournis au ministre de l'Industrie et au secrétaire d'État (Petite Entreprise et Tourisme).

3. Réduction et Simplification

En 2006, le Comité avait proposé une gamme de mesures pour réduire le fardeau de la paperasserie, notamment les suivantes : limiter la croissance future de ce fardeau grâce à l'Initiative de la réglementation intelligente; faciliter les interactions en matière de services entre le gouvernement et les entreprises, dans le cadre d'initiatives axées sur le client; mener des consultations avec le secteur privé pour donner suite aux recommandations du Comité.

Maintenant que l'inventaire fédéral est terminé, il est temps pour les ministères et organismes de réglementation de passer à l'action. Le processus d'établissement d'un inventaire a servi à sensibiliser les intervenants au nombre et à la complexité des exigences pesant sur les entreprises ainsi qu'aux possibilités d'élimination des chevauchements, des dédoublements ou de la redondance. Les autres ordres de gouvernement qui ont établi des inventaires comme point de repère pour la réduction du fardeau ont déclaré des changements dans la culture du milieu de la réglementation, à mesure que les responsables travaillent à des approches pour atténuer les incidences sur les entreprises sans compromettre l'intention globale des lois, règlements ou politiques en question.

L'Enquête sur le coût de la mise en conformité à la réglementation a confirmé que la plupart des entreprises considèrent la complexité de la réglementation comme étant le facteur principal de l'augmentation des coûts de mise en conformité, plutôt que le volume accru des documents à présenter. L'Association canadienne de la paie a mené un sondage auprès de ses membres, et ses constatations reprennent des préoccupations similaires. Les trois principaux enjeux cernés par les professionnels de la paie sont le manque de cohérence, la complexité accrue et le volume de la législation. Étant donné que la complexité correspond généralement à des règles compliquées et non au nombre de fois qu'une entreprise interagit avec le gouvernement, cette question sera plus difficile à régler. Le Comité souhaite insister de nouveau sur le fait qu'une priorité doit être accordée aux mesures qui rationalisent et simplifient les règles et les procédures en vue de la mise en conformité.

Le site « Mon dossier d'entreprise » de l'Agence du revenu du Canada est une mesure qui facilite les transactions entre les entreprises et le gouvernement. Cet outil permet aux propriétaires d'entreprises (y compris aux associés, administrateurs et dirigeants) d'accéder en ligne à divers comptes d'impôt. À mesure que le nombre d'entreprises canadiennes utilisant Mon dossier augmente, l'Agence du revenu du Canada élargit la gamme de ses services en ligne pour que les propriétaires d'entreprises puissent accéder à leur information concernant l'impôt sur le revenu des sociétés et la gérer par l'entremise de ce service, épargnant ainsi du temps et de l'argent. Parmi les récentes améliorations, mentionnons le fait que les propriétaires d'entreprises peuvent maintenant autoriser un employé, une personne, une firme ou un employé d'une firme à accéder à leurs renseignements.

Une approche optimale pour recenser des mesures de réduction et de simplification est décrite dans le rapport du Groupe d'action sur les questions relatives aux petites entreprises de l'Agence du revenu du Canada, établi par l'honorable Carol Skelton en août 2006. Dans son rapport de mai 2007, intitulé Aider les petites entreprises en réduisant le fardeau lié à l'observation, le Groupe d'action a cerné plus de 60 initiatives visant à réduire le fardeau lié à la mise en conformité, initiatives que l'Agence du revenu du Canada est déterminée à mettre en oeuvre. Le CCAFP félicite le Groupe d'action d'avoir élaboré ces initiatives de réduction du fardeau, ainsi que l'Agence du revenu du Canada d'avoir pris l'engagement de les appliquer. À titre de recommandation, d'autres ministères et organismes devraient s'inspirer de l'Agence du revenu du Canada et du Groupe d'action sur les questions relatives aux petites entreprises pour élaborer un modèle de leurs propres approches de réduction du fardeau. Cela permettra de s'assurer que les réductions mises en oeuvre sont les plus utiles possible pour les entreprises.

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